Studio commercialisti: le scadenze e le circolari smettono di vivere nella testa del socio anziano

La situazione

In uno studio strutturato il sapere operativo è distribuito male. Le procedure vere — come si tratta un caso particolare, quale modulistica si usa per quel regime, cosa si è deciso l'anno scorso su una fattispecie ricorrente — stanno in tre posti: nelle circolari archiviate, nelle email di due anni fa e nella memoria dei due o tre professionisti più anziani.

Il risultato è che il collaboratore junior interrompe il senior una decina di volte al giorno. Ogni interruzione costa poco, il totale costa molto, e soprattutto la persona più costosa dello studio passa la giornata a fare da indice analitico.

C'è anche un rischio di continuità: quando quella persona è in ferie, o se ne va, una parte del sapere operativo dello studio esce dalla porta con lei.

Come lavora Atlante

Qui Atlante non serve i clienti: serve l'interno dello studio. Si indicizzano circolari di prassi, scadenzario, procedure interne, note operative, modelli di lettera, decisioni prese su casi ricorrenti. Il collaboratore chiede in linguaggio naturale e ottiene la risposta con il riferimento al documento.

La distinzione rispetto a una ricerca full-text nel gestionale documentale è che non serve indovinare la parola giusta. «Che documenti chiediamo a un cliente che passa da forfettario a ordinario a metà anno» funziona, anche se nella procedura quella frase non compare mai in quei termini.

Che cosa succede, in concreto

Un collaboratore sta preparando una pratica e non ricorda quale modulistica lo studio usa per una comunicazione all'Agenzia in un caso specifico. Invece di alzarsi, chiede all'assistente.

Riceve la procedura interna aggiornata, il modello da usare e il riferimento alla circolare che l'ha introdotta. Se lo studio ha cambiato prassi nel frattempo e i due documenti si contraddicono, il sistema mostra entrambi — ed è esattamente in quel momento che lo studio scopre di avere due procedure diverse per la stessa cosa.

Che cosa misurare

Sono gli indicatori da tenere sotto controllo per capire se sta funzionando. Vanno rilevati anche prima di partire: senza un valore di partenza non si misura niente, si racconta.

• Numero di domande poste all'assistente per collaboratore, per settimana: la curva dice se lo strumento è entrato nelle abitudini
• Interruzioni ai senior: si misura in modo grezzo ma efficace chiedendo ai diretti interessati prima e dopo
• Documenti più consultati: rivela quali procedure sono usate davvero e quali sono lettera morta
• Domande senza risposta: è la lista di lavoro per aggiornare le procedure interne
• Contraddizioni emerse fra documenti: un beneficio collaterale che di solito nessuno si aspetta

Che cosa non fa

Vale la pena leggerlo prima del resto: la maggior parte dei progetti che vanno male parte da un'aspettativa che nessuno aveva corretto.

• Non dà consulenza fiscale e non interpreta norme: riporta la prassi interna dello studio, che resta responsabilità dei professionisti
• Non accede ai dati dei clienti né ai gestionali: lavora sui documenti che gli vengono dati
• Non tiene il passo da solo con le novità normative: le circolari nuove vanno caricate, altrimenti risponde con la prassi vecchia
• Non sostituisce la formazione: un junior che non sa cosa chiedere non impara facendo domande a un chatbot

Che cosa serve per partire

Il lavoro vero non è tecnico: è decidere quali documenti rappresentano la prassi ufficiale dello studio. Molti studi scoprono in questa fase di non avere una risposta univoca, e il progetto diventa anche un riordino delle procedure.

Sei settimane è la durata tipica per un perimetro di questo tipo, con la parte iniziale dedicata alla selezione documentale.

Lo scenario usa Atlante: scheda del prodotto.