Un piano a dodici mesi per introdurre l'AI in una PMI

Un piano a dodici mesi non serve a sapere che cosa farete a novembre: serve a decidere che cosa non farete prima di allora. E' questa la sua utilita', ed e' il motivo per cui va scritto corto.

Primo trimestre: misurare e formare

Nessuna implementazione. Due sole attivita':

• Censimento del tempo ripetitivo in tre o quattro reparti, con numeri raccolti e non stimati.
• Formazione di base per chi usera' gli strumenti. Serve a due cose: a far emergere i casi d'uso dal basso, che e' il modo in cui emergono quelli buoni, e ad assolvere l'obbligo di alfabetizzazione previsto dal regolamento europeo.

Alla fine del trimestre dovete avere una lista ordinata di compiti candidati, ciascuno con il suo costo attuale.

Secondo trimestre: un progetto, in parallelo

Si sceglie uno dei candidati e lo si fa girare accanto al lavoro manuale. Si misura la quota di casi che il sistema gestisce da solo, quella che torna a una persona, e il tempo effettivamente risparmiato al netto del controllo.

In questo trimestre si scrivono anche le due cose che serviranno per sempre: la regola interna su che cosa si puo' mettere negli strumenti esterni, e il registro dei sistemi di AI in uso con il responsabile di ciascuno.

Terzo trimestre: decidere

Qui il piano si biforca, e va bene cosi':

• Il progetto ha superato la soglia → si estende all'intero reparto e si sceglie il secondo candidato.
• Non l'ha superata → si ferma e si scrive perche'. Un progetto fermato al terzo trimestre e' un successo del metodo, non un fallimento: il fallimento e' quello che continua per due anni perche' nessuno ha il coraggio di chiuderlo.

Quarto trimestre: consolidare

La parte meno appariscente e quella che decide se l'anno dopo esiste. Tre cose: chi mantiene i sistemi accesi e con quante ore assegnate; l'aggiornamento della formazione sui cambiamenti intervenuti — e nell'arco di un anno ne intervengono; il calcolo del costo ricorrente reale, che a questo punto conoscete e che quasi sempre e' diverso da quello previsto.

I tre punti in cui il piano va rivisto, non eseguito

1. Se dal censimento esce un compito molto piu' pesante degli altri, il piano si riscrive attorno a quello. La lista non e' sacra, la misura si'.
2. Se il progetto pilota richiede un riordino dei dati, quel riordino diventa il progetto. E' meno entusiasmante e vale di piu': resta anche se cambiate idea su tutto il resto.
3. Se cambia chi se ne occupa, si ferma e si ricomincia dal passaggio di consegne. I progetti che perdono il referente non sopravvivono, e fingere di no costa un trimestre.

Che cosa non mettere nel piano

Numeri di risparmio promessi prima di aver misurato; un numero di progetti da completare, che spinge a completarli invece che a valutarli; e scadenze legate a eventi esterni — una fiera, un bilancio — che portano a mettere in produzione cose non pronte.