Microsoft Copilot o ChatGPT: come si decide se usate Microsoft 365

Se la vostra azienda lavora dentro Microsoft 365 la domanda arriva sempre: conviene attivare Copilot o basta un abbonamento a ChatGPT? Sono due prodotti che risolvono problemi diversi, e la differenza di prezzo per postazione e' la parte meno importante della decisione.

La differenza che conta

Copilot vive dentro Outlook, Word, Excel, Teams e PowerPoint e — con i permessi dell'utente — vede i documenti aziendali. ChatGPT e' uno strumento generalista fuori dalle vostre applicazioni: gli portate voi il contenuto.

Da qui discende tutto. Se il valore che cercate sta nel contesto aziendale — riassumere una discussione via posta, interrogare un foglio di calcolo che avete gia', ricavare un verbale da una riunione appena fatta — l'integrazione nativa non e' un dettaglio di comodita': e' il prodotto. Se invece il valore sta nella versatilita' — scrivere, ragionare su un problema, produrre immagini, programmare — lo strumento generalista fa di piu' e costa meno.

Dove vince Copilot

• Verbali e sintesi delle riunioni, con i partecipanti riconosciuti.
• Riassunto di scambi di posta lunghi, senza copiare e incollare niente.
• Domande in linguaggio naturale su fogli di calcolo aziendali.
• Bozze che devono partire da documenti gia' presenti in azienda.

Dove vince ChatGPT

• Scrittura e rielaborazione fuori dai formati Office.
• Generazione di immagini e lavoro creativo.
• Assistenti personalizzati costruiti su un compito specifico.
• Indipendenza dal fornitore: se un giorno cambiate ecosistema, non ricominciate da zero.

Come si decide, senza affidarsi alle stime altrui

Le percentuali di produttivita' che circolano su questi due prodotti provengono quasi sempre da ricerche pubblicate da chi li vende. Non servono: la prova la potete fare voi, e costa poco.

1. Scegliete otto persone di tre reparti diversi, fra cui almeno due scettiche.
2. Attivate la prova per un mese, senza formazione, e poi mezza giornata di formazione a meta' periodo: il salto fra le due fasi vi dice quanto conta l'addestramento, che e' l'informazione piu' utile di tutte.
3. Chiedete a ciascuno di annotare ogni settimana i tre compiti su cui l'ha usato davvero. Non il tempo risparmiato, che nessuno stima bene: i compiti.
4. A fine mese contate quante persone hanno un elenco non vuoto. Se sono meno della meta', il problema non e' quale prodotto: e' che non avete ancora un caso d'uso.

E' anche l'unico modo per capire se vi serve tenerli entrambi — scelta legittima in aziende dove marketing e produzione hanno bisogni opposti, ma che va decisa con i dati di quel mese, non a priori.

Prima di firmare per tutti

• Permessi. Un assistente che vede i documenti aziendali eredita i permessi esistenti, compresi quelli sbagliati. Se una cartella e' aperta a tutti per distrazione, adesso e' anche interrogabile da tutti. Il riordino dei permessi va fatto prima, non dopo.
• Dati e trattamento. Verificate accordo sul trattamento, collocazione dei dati e uso per l'addestramento, per la versione specifica che state acquistando: fra piani consumer e piani aziendali le condizioni sono diverse.
• Formazione. E' anche un obbligo: il regolamento europeo chiede che chi usa sistemi di AI sappia cosa sta usando.
• Listini. Cambiano spesso: prendeteli dal fornitore il giorno in cui decidete, non da un articolo.