Serve un team AI interno? I ruoli veri, e in che ordine

«Dobbiamo costruire un team AI» e' una frase che in un'azienda di cinquanta persone porta quasi sempre a una decisione sbagliata. I ruoli necessari sono quattro, ma nella maggior parte dei casi non sono quattro assunzioni: sono quattro responsabilita' da assegnare a persone che avete gia'.

I quattro ruoli

1. Chi decide che cosa si fa

Sceglie i progetti, li ferma quando non funzionano, dice di no. Deve avere autorita' sul budget e conoscere i processi aziendali; non deve essere tecnico. E' il ruolo piu' importante e quello che le aziende assegnano per ultimo, di solito al reparto informatico — che e' la scelta peggiore, perche' l'informatica non puo' decidere quale processo commerciale vale la pena cambiare.

2. Chi conosce il processo

La persona che oggi fa il lavoro, o lo dirige. Sa quali sono le eccezioni, che cosa succede quando qualcosa va storto, perche' quella regola apparentemente assurda esiste. Nessun fornitore puo' sostituirla, e i progetti in cui questa persona non e' coinvolta falliscono in modo prevedibile: il sistema gestisce il caso normale e si rompe sul resto, che e' il quaranta per cento del lavoro vero.

3. Chi lo fa funzionare tecnicamente

Puo' essere interno o esterno, e per un primo progetto quasi sempre e' esterno. Il punto non e' chi lo costruisce: e' che qualcuno interno capisca abbastanza da poter fare manutenzione, valutare un preventivo e accorgersi se sta peggiorando.

4. Chi presidia le regole

Dati personali, riservatezza, obblighi normativi, registro dei sistemi in uso. Nelle aziende strutturate esiste gia' — e' chi segue la protezione dei dati o la qualita'. Aggiungergli l'AI e' piu' sensato che creare una figura nuova.

Chi puo' ricoprirli fra le persone che avete

In un'azienda fino a un centinaio di persone, la configurazione che funziona e': un responsabile operativo o di direzione per il ruolo 1; il capo del reparto interessato per il 2; un fornitore per il 3, con una persona interna curiosa affiancata; chi gia' segue privacy e qualita' per il 4.

Il costo di questa configurazione non e' zero — sono ore sottratte ad altro, e vanno riconosciute esplicitamente, altrimenti nessuno le fa — ma e' un ordine di grandezza sotto quello di un'assunzione, e permette di sbagliare il primo progetto senza conseguenze.

Quando serve assumere davvero

• Quando i sistemi in esercizio sono piu' di tre o quattro e la manutenzione diventa un lavoro continuativo.
• Quando il prodotto che vendete contiene una componente di AI: li' la competenza non e' delegabile, perche' e' il vostro prodotto.
• Quando trattate dati che non possono uscire dall'azienda, e quindi l'infrastruttura deve stare in casa.

Fuori da questi tre casi, assumere prima di aver completato un progetto significa comprare una competenza senza sapere ancora quale vi serve.

L'errore piu' costoso

Assumere una figura tecnica brillante e lasciarla senza il ruolo 1 e senza il ruolo 2. Passa sei mesi a costruire cose corrette che nessuno adotta, perche' nessuno ha deciso che servissero e nessuno che conosce il processo le ha guardate. Se ne va dopo un anno, e in azienda resta l'idea che l'AI non funzioni.