Lettura automatica delle fatture passive: il calcolo del rientro, passo per passo

Questo articolo non spiega che cos'e' la lettura automatica dei documenti — per quello c'e' Document AI: quando conviene e come si verifica. Serve a fare un solo conto: quello che vi dice se, sui vostri volumi, rientra.

I quattro numeri da raccogliere

1. Il volume vero

Quante fatture passive al mese, contate dal gestionale e non a memoria, su dodici mesi. Serve anche la distribuzione: se meta' arriva negli ultimi tre giorni del mese, il problema che state risolvendo non e' il tempo totale, e' il picco — e cambia il valore dell'intervento.

2. I minuti reali per documento

Cronometrati, non stimati. E cronometrati su un campione misto, non sulle fatture facili: il tempo medio e' dominato da quelle problematiche. Includete il recupero del documento, l'inserimento, il controllo e la correzione degli errori scoperti dopo, che quasi sempre nessuno conta.

3. La quota che restera' a una persona

E' il numero che decide tutto e l'unico che nessun fornitore puo' darvi: dipende dai vostri fornitori, dai loro formati, dalla qualita' delle scansioni. Si ricava solo facendo girare il sistema in parallelo per qualche settimana. Chi vi promette una percentuale prima di aver visto i vostri documenti sta indovinando.

Attenzione: la quota residua non e' solo quella che il sistema sbaglia. E' anche quella che il sistema gestisce ma che voi dovete comunque verificare — su un dato contabile, spesso e' tutto.

4. Il costo ricorrente

Canone, costo a documento, e le ore interne di manutenzione quando cambia un formato o un fornitore. Va proiettato su tre anni, non sul primo.

Il conto

Risparmio mensile = volume x (minuti attuali − minuti residui) x costo orario, meno il costo ricorrente mensile. Il tempo di rientro = investimento iniziale diviso il risparmio mensile.

Se il risultato e' entro l'anno, il progetto regge anche se qualche stima e' ottimistica. Se e' oltre i due anni, non regge: in due anni cambiano i formati, i fornitori e probabilmente il gestionale.

I due errori che falsano sempre il risultato

Contare il tempo risparmiato come se fosse denaro

Se liberate venti ore al mese distribuite su cinque persone, non avete risparmiato venti ore di stipendio: avete liberato quattro ore a testa, che verranno usate per altro. E' un beneficio reale ma non e' una riduzione di costo, e presentarlo come tale alla direzione produce una delusione al primo consuntivo.

Il risparmio diventa monetario in tre casi: se stavate per assumere e non assumete; se stavate pagando straordinari o un servizio esterno; se il tempo liberato viene impiegato in attivita' che generano ricavo, e qualcuno verifica che succeda.

Dimenticare il valore degli errori evitati

L'errore opposto, che sottostima. Un dato contabile sbagliato costa molto piu' dei minuti per inserirlo: correzioni, note di credito, telefonate al fornitore, e in alcuni casi interessi o sanzioni. Se sapete quanti ne fate oggi — e se non lo sapete e' l'informazione da recuperare per prima — questo numero puo' valere piu' del tempo.

Prima di chiedere un preventivo

Portate al fornitore i quattro numeri e un campione di cinquanta documenti veri, comprese le fatture brutte. Un fornitore che su quel campione vi dice una percentuale di casi problematici, e si impegna a misurarla con il vostro metodo, e' un fornitore con cui si puo' lavorare. Uno che non vuole vedere i documenti prima di fare il prezzo, no.