Scrivere email con l'AI senza che si veda

Quando l'AI scrive una email da sola si riconosce subito: troppo liscia, troppo neutra, con quel sapore di traduzione dall'inglese. Il problema quasi mai e' il modello: e' che gli si chiede troppo poco. Ecco sette regole che cambiano il risultato.

Le sette regole

1. Dite il tono. «Scrivila come la scriverei io: cordiale ma diretto, mai formale, niente emoji.» Da sola, questa riga cambia meta' del risultato.
2. Allegate un vostro esempio. Due o tre email che avete scritto davvero valgono piu' di qualsiasi descrizione dello stile.
3. Imponete la lunghezza. «Massimo ottanta parole; se serve di piu', riassumi in punti.» Senza vincolo, il testo si allunga sempre.
4. Una sola richiesta. Le email che ottengono risposta ne contengono una. L'AI tende a metterne tre.
5. Vietate le aperture di circostanza. «Niente formule di apertura, vai dritto al punto.»
6. Insegnate il vostro lessico. Se dite «ti scrivo due righe», scrivetelo nel prompt: e' il dettaglio che rende il testo riconoscibile.
7. Rileggete sempre prima di inviare. Dieci secondi. Gli errori tipici non sono di stile: sono date, cifre, nomi e dettagli del caso specifico, ed e' esattamente cio' che il destinatario nota.

Prima e dopo

Prompt povero: «Scrivi una email per ringraziare un cliente per l'ordine.»

Gentile cliente, desideriamo esprimere la nostra piu' sincera gratitudine per il suo recente ordine. La sua fiducia nella nostra azienda e' per noi un onore...

(Un robot in smoking.)

Prompt buono: «Email di ringraziamento dopo l'ordine al cliente Marco. Tono caldo ma non servile, massimo sessanta parole, una sola richiesta: che risponda se ha domande. Niente "gentile cliente". Comincia con una frase concreta sull'ordine.»

Marco,
il tuo ordine #5142 e' confermato: lo prepariamo entro domani. Se ti serve anticiparlo o cambiare qualcosa, scrivimi qui o chiamami. Buona giornata.
Antonio

La differenza fra i due prompt non e' la bravura: e' che il secondo contiene informazioni che solo voi avete.

I cinque casi in cui conviene

• Riepilogo dopo un incontro, quando la sostanza e' gia' negli appunti.
• Risposte ricorrenti a domande che tornano ogni settimana.
• Sintesi di scambi lunghi e confusi, per capire cosa e' stato deciso.
• Traduzione verso una lingua che leggete ma non scrivete bene.
• Riformulazione di qualcosa che avete scritto e che suona troppo duro o troppo molle.

I tre casi in cui non va usata da sola

• Le scuse per un errore serio. Servono responsabilita' e nome proprio, non una formula ben costruita: il destinatario sente la differenza.
• Le trattative, dove ogni parola ha un costo. L'AI puo' aiutare a pensare le alternative, non a scegliere.
• Le persone con cui avete un rapporto di anni. Il distacco si nota, e il danno non e' nell'email.

Il tempo che si risparmia, misurato in casa

Le stime generiche non servono, perche' il risparmio dipende da quante email ripetitive avete. Per saperlo davvero bastano tre giorni: segnate quante email scrivete e quali sono per meta' uguali a qualcosa di gia' scritto. Quella quota, moltiplicata per i minuti che costano, e' il vostro risparmio potenziale. Quasi sempre e' concentrato in due o tre persone dell'organizzazione, non distribuito: e conviene partire da loro.