Automazione dei processi aziendali con AI
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Il problema, in concreto
In ogni azienda ci sono passaggi che qualcuno fa a mano perché due sistemi non si parlano: ricopiare un ordine dal portale del cliente al gestionale, preparare lo stesso riepilogo ogni lunedì, avvisare tre persone quando cambia uno stato. Nessuno di questi compiti è difficile. Messi insieme, occupano giornate.
Come funziona
Si parte mappando quello che accade davvero, non quello che dovrebbe accadere secondo la procedura. Quasi sempre emergono passaggi che nessuno aveva mai descritto, e fogli di calcolo che tengono in piedi processi importanti.
Poi si automatizza il tratto ripetibile, lasciando alle persone i punti in cui serve una decisione. La parte di intelligenza artificiale interviene dove il dato non è strutturato: leggere una email e capire di che ordine parla, classificare una richiesta, riassumere uno scambio.
Quando conviene, e quando no
Conviene su processi stabili e frequenti. Non conviene su processi che state ancora cambiando: automatizzare un procedimento incerto lo congela nella forma sbagliata e rende più difficile correggerlo.
E non conviene automatizzare un processo che non dovrebbe esistere. Capita più spesso di quanto si creda: la domanda giusta non è «come lo automatizziamo», ma «perché lo facciamo».
Che cosa resta a una persona
Le eccezioni. Un'automazione ben fatta gestisce i casi normali e alza la mano su quelli anomali, invece di forzarli. Chi lavorava sul processo passa dal farlo al sorvegliarlo, e questo va detto alle persone coinvolte prima di cominciare, non dopo.
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Domande frequenti
Dobbiamo cambiare i sistemi che usiamo?
No, ed è il punto. L'automazione si affianca ai sistemi esistenti e li collega. Se un sistema è completamente chiuso si valuta un'alternativa, ma la sostituzione del gestionale non è mai il punto di partenza.
Che cosa succede se l'automazione sbaglia?
Si progetta perché fallisca in modo visibile: un caso che non rientra nelle regole si ferma e viene segnalato, non viene forzato. Ogni passaggio resta registrato, così si può ricostruire che cosa è successo.
Serve un informatico interno?
Per l'esercizio ordinario no. Serve però qualcuno in azienda che conosca il processo e possa decidere sui casi anomali: è una figura di mestiere, non tecnica.
Da dove si comincia?
Da un processo solo, scelto perché frequente e noioso. Quando funziona e le persone si fidano, si passa al successivo. Partire da cinque processi insieme è il modo più comune di non finirne nessuno.
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