Estrazione dati da fatture e documenti

Il problema, in concreto

Fatture fornitore, bolle, ordini e contratti arrivano in formati diversi da decine di mittenti diversi. Qualcuno li apre, legge i campi che servono e li ribatte in un gestionale. È lavoro che non richiede competenza ma richiede attenzione, e per questo stanca: l'errore arriva verso fine giornata, sull'ultimo documento.

Come funziona

Il documento viene letto e i campi vengono estratti — fornitore, numero, data, imponibile, aliquote, righe di dettaglio — e riversati nel gestionale che usate già. Quando il sistema non è sicuro di un campo, non tira a indovinare: lo segnala e chiede conferma a una persona. È questa la differenza fra un sistema che fa risparmiare tempo e uno che crea lavoro di verifica.

Si parte sempre da un campione dei vostri documenti reali, non da esempi da manuale: è l'unico modo per sapere in anticipo quanto funzionerà sui vostri fornitori.

Quando conviene, e quando no

Conviene sopra una certa soglia di volume e quando i documenti si ripetono nella forma: fatture passive, bolle, ordini ricorrenti. Conviene meno su documenti unici, molto discorsivi o scritti a mano, dove la verifica costa quanto l'inserimento.

Se ricevete già la maggior parte delle fatture in formato elettronico strutturato, gran parte del problema è risolto a monte: in quel caso ve lo diciamo invece di vendervi un progetto.

Che cosa resta a una persona

L'approvazione. Il sistema prepara, una persona conferma. Nessun documento contabile viene registrato senza che qualcuno lo abbia visto — e il registro di che cosa è stato estratto, da quale documento e con quale grado di certezza resta consultabile.