Come usare ChatGPT in azienda: la guida pratica per chi comincia

E' lo strumento di AI piu' diffuso negli uffici, ed e' anche quello che viene introdotto con meno metodo: qualcuno lo usa, funziona, si diffonde da solo, e sei mesi dopo nessuno sa chi ci ha messo dentro che cosa. Ecco come farlo in modo ordinato.

Le versioni, e quale serve a voi

• Gratuita: non utilizzabile sui dati aziendali. Non per prudenza: manca il contratto che renderebbe lecito il trasferimento di dati altrui.
• Personale a pagamento: adatta al lavoro su materiale proprio, non contrattualizzabile per i dati dei clienti.
• Per team: e' la versione minima per un'azienda. Gestione centralizzata degli accessi, accordo sul trattamento sottoscrivibile, contenuti esclusi dall'addestramento.
• Per grandi organizzazioni: aggiunge accesso unificato, registri, controllo della conservazione.

I listini cambiano spesso: prendeteli dal fornitore il giorno in cui decidete. Il criterio di scelta non e' il prezzo per postazione, e' quale versione vi permette di firmare le carte. Il dettaglio e' in Si possono mettere i dati dei clienti in ChatGPT?.

I dieci impieghi che rendono di piu'

1. Risposte di posta ricorrenti, mantenendo il vostro tono.
2. Sintesi di riunioni a partire dalla trascrizione, con i punti d'azione.
3. Prime bozze di documenti che poi qualcuno rifinisce.
4. Lettura di documenti lunghi, per orientarsi prima di entrare nel merito.
5. Traduzione verso lingue che leggete ma non scrivete bene.
6. Interrogazione di fogli di calcolo, per esplorare i dati con domande in italiano.
7. Esplorazione di idee: alternative, obiezioni, punti che non avevate considerato.
8. Piccole automazioni alla portata di chi non programma.
9. Bozze di risposta ai clienti, partendo dalle vostre condizioni.
10. Preparazione di materiali per il team.

La struttura di un prompt che funziona

Quattro elementi: ruolo (da che punto di vista deve rispondere), azione (che cosa produrre, in che formato e di che lunghezza), contesto (tutto cio' che sapete voi e lo strumento non puo' sapere), esempio (com'e' fatto un risultato accettabile). Quando un prompt non funziona, nove volte su dieci manca il contesto — ed e' la parte che nessuno strumento puo' scrivere al posto vostro. Le tecniche piu' avanzate sono in Prompt engineering: le cinque tecniche.

I cinque errori ricorrenti

1. Dati riservati nella versione gratuita. E' l'errore che si paga davvero, e capita per abitudine piu' che per scelta.
2. Fidarsi dei fatti. Date, cifre, riferimenti normativi e citazioni vanno verificati uno per uno: lo strumento produce cio' che e' plausibile, non cio' che e' vero.
3. Accettare la prima risposta. E' una bozza. Le correzioni successive costano secondi e cambiano il risultato.
4. Non formare nessuno. Senza basi si ottengono risultati mediocri e ci si convince che lo strumento non serva. Ed e' anche un obbligo: i percorsi.
5. Non avere una regola scritta su che cosa si puo' metterci dentro. Una pagina basta, purche' esista e sia stata comunicata.

Come si calcola se conviene

Girano stime molto generose sulle ore che ogni persona recupererebbe. Non usatele: dipendono da che lavoro fa quella persona, e nella maggior parte dei casi sono state prodotte da chi vende lo strumento.

Il conto onesto si fa in casa e richiede tre giorni. Chiedete a cinque persone di annotare i compiti su cui l'hanno usato davvero e quanto ci mettevano prima. Otterrete due informazioni: un numero vostro, e la scoperta che il beneficio e' concentrato in due o tre ruoli invece che distribuito. E' l'informazione che serve per decidere a chi dare le licenze — che e' la vera domanda, non se lo strumento «vale».

Un'avvertenza sul calcolo: il tempo liberato distribuito su molte persone non e' una riduzione di costo, e' capacita' restituita. Diventa denaro solo se evita un'assunzione, un servizio esterno o dello straordinario, oppure se viene impiegato in attivita' che generano ricavo e qualcuno verifica che succeda.